Iekšējā komunikācija - darbinieki slīkst informācijā un alkst skaidrības

Efektīvas komunikācijas pētījums 2010.gadā parādīja, ka veiksmīgi attīstīta saziņa uzņēmuma iekšienē nodrošina par 47% lielāku peļņu. Taču kas ir efektīva iekšējā komunikācija? Kā to nomērīt un kādus kanālus izmantot?

Efektīvu komunikāciju īsumā varētu raksturot ar, pirmkārt, augstu darbinieku iesaisti, otrkārt, aktīvu vadības iesaisti un, treškārt, pozitīviem biznesa rādītājiem. Šie trīs principi ļauj arī saprast mērījumus, kas raksturo veiksmīgu saziņu uzņēmuma iekšienē. Piemēram, darbinieku iesaisti var izmērīt analizējot nosūtīto ziņu skaitu vai interneta saišu atvēršanas biežumu, kā arī mērot sasniegto darbinieku skaitu. Vadības iesaisti visbiežāk mēra ar atgriezeniskas saites biežumu un novērtēto efektivitāti. Biznesa rādītāju ietekmes populārākie mērījumi ir darbinieku produktivitāte un darbinieku mainība.

Lai sasniegtu definētos iekšējās komunikācijas mērķus, ir jāizvēlas tam labākie kanāli. Katram uzņēmumam veiksmīgākie komunikācijas kanāli būs citi, tas skaidrojams ar dažādo kultūru un darba specifiku. Iekšējās komunikācijas kanālu izvērtēšanai var izmantot 8 kritēriju principu. Ja kāds iekšējās komunikācijas kanāls spēj izpildīt visus kritērijus, tad šajā kanālā ir vērts ieguldīt laiku un līdzekļus:

1. Potenciāli sasniegtā auditorija. Šis aspekts ir īpaši svarīgs uzņēmumos, kur darbinieki bieži strādā no mājās vai dažādās filiālēs, kur paziņojumu plakāti birojā nebūs visefektīvākais risinājums.
2. Saziņas ātrums. Šobrīd kanāliem ir jābūt pietiekami ātriem, lai paziņojumus varētu nodot vien pāris mirkļos.
3. Komunikācijai, kas vērsta uz mijiedarbību. Divi monologi nav dialogs! Kanālam ir jādod iespēju parādīt savus “likes” vai izteikt komentārus. Šādai mijiedarbībai ir jābūt iespējamai gan horizontāli starp viena līmeņa darbiniekiem, gan vertikālā virzienā pa organizācijas hierarhiju.
4. Iespējams pārliecināties cik liela daļa darbinieku tiešām ir saņēmuši viņiem adresēto ziņu. Mērījumi ir kritiski, lai varētu pieņemt stratēģiskus lēmumus par komunikācijas uzlabošanas tālākajām aktivitātēm. Mērījumu piemēri ir darbinieku skaits, kas atvēra ziņu pirmajās 24h vai nosūtītās saites atvēršanas reizes.
5. Saturs. Informācijai, kas nodota pa kanālu ir jābūt svaigai un aizraujošai, līdzīgi kā paziņojumiem sociālajos tīklos ar pēc iespējas vairāk darbinieku veidotu saturu. Strādājot ar dažādiem klientiem, redzam, ka komandām patīk skatīties uz sevi bildēs, video, tekstos! Pašu radīta satura piemēri ir saliedēšanās pasākumu apskati, intervijas ar darbiniekiem un tematiskās tikšanās darbinieku starpā.
6. Bagātīgi vizuālie materiāli. Fotogrāfijas un video, palīdz izstāstīt spēcīgus vai sarežģītus stāstus uztveramā un pievilcīgā veidā. Tāpēc bieži garus tekstus iesakām aizvietot ar infografikām vai pašu veidotiem video.
7. Vietējās ziņas. Kanālā saturam ir jābūt tikai ar uzņēmumu saistītai informācijai.  
8. Izmaksas. Labs kanāls vienmēr nav ļoti dārgs! Uzņēmumi var izmantot Facebook slēgtās grupas vai citus kanālus, kas ir bezmaksas un sniedz augstus rezultātus citos kritērijos.

Izvēloties kanālus ievērosiet, ka pieejamo komunikācijas kanālu saraksts ir garš, viens no komunikācijas kanāliem ir kompāniju, nodaļu vai komandu vadītāji. Šis ir viens no efektīvākajiem, taču visgrūtāk vadāmajiem komunikācijas kanāliem. Tieši šī iemesla dēļ ir ieteicams veidot komunikācijas apmācības vadītājiem. To mērķis ir nodrošināt rīkus informācijas nodošanai un “tulkošanai” pārējiem darbiniekiem. Vadītājiem ir jāapzinās, ka efektīva komunikācija ar darbiniekiem pazemina viņu stresa līmeni un tātad paaugstina radošumu un produktivitāti. Harvard Health min, ka visbiežāk ieteiktie rīki vadītājiem komunikācijas nodrošināšanai ir skaidri definēti sagaidāmie rezultāti, regulāras 1:1 pārrunas, darbinieku iesaiste ideju ģenerēšanā un piepildīšanā, kā arī saspringtu darba grafiku “atalgošana” ar mierīgākiem periodiem vai papildus labumiem. Taču pats svarīgākais ieteikums vadītājiem ir atcerēties, ka vienmēr iekšējā komunikācijā ir jādod iespēja abām pusēm sazināties, ieteikt un apspriesties.

Pēdējā laikā attīstījušies arī jauni kanāli iekšējai komunikācijai - uzņēmuma influenceri. Tie ir organizācijas darbinieki, kuri uzņēmumā pieejamos kanālos vai publiski liek informāciju par darba ikdienu, kolēģiem, notikumiem uzņēmumā. Iekšējai komunikācijai influencerus izmanto, lai pastāstītu par citu nodaļu darbu, izaugsmes iespējām vai reklamētu kādu piedāvājumu. Influenceru piemēri Latvijā ir Swedbank un EVRY Latvia darbinieki, kuri liek Instagram stāstus un attēlus par savu darba ikdienu gan no privātajiem, gan uzņēmumu kontiem. Lai gan ir jāievēro piesardzība, lai nenoplūstu lieka informācija, influenceru saturs ir jāatstāj dabiskis, tam nav jābūt ideālam!

Šveices izpētes kompānija IWG 2018.gadā noskaidroja, ka 70% ^[1] no pasaules iedzīvotājiem vismaz reizi nedēļā strādā no mājām. Tieši šis ir viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc video formāts kļūst aizvien lietotāks uzņēmumu iekšējā komunikācijā. Video var izmantot sapulču translēšanai uz dažādām uzņēmuma filiālēm vai darbiniekiem, kuri nevar sapulci apmeklēt darba uzdevumu dēļ. Šis formāts arī ir efektīvs apmācību un ziņojumu nodošanai. Ja uzņēmumā nav pieejama iespēja skatīties video, podkāsti jeb balss ieraksti ir alternatīvs variants ātrai un personīgai informācijas nodošanai.

Pat, ja sākot uzlabot iekšējo komunikāciju šķiet, ka iespējas ir tik daudz, vienmēr svarīgi ir paturēt prātā, ka darbinieki nevēlas noslīkt informācija, bet pārzināt uzņēmumā notiekošo un spēt izteikt savu viedokli un idejas. 

Vairāk par iekšējo komunikāciju, Marta Kāle stāstīs DB HUB rīkotajā seminārā Rezultatīva iekšējā komunikācija
Lai pieteiktos, klikšķini šeit.