Kā notiek Arhīvu likuma un MK noteikumu praktiskā piemērošana, ar kādām grūtībām saskaras institūcijas un Latvijas Nacionālais arhīvs?

Dokumentu un arhīvu pārvaldības eksperte Ilga Robežniece, sniedzot atbildi uz jautājumu, kā notiek Arhīvu likuma (AL) un MK noteikumu praktiskā piemērošana, ar kādām grūtībām saskaras institūcijas un Latvijas Nacionālais arhīvs, apkopojusi un analizējusi publiski pieejamo informāciju par arhīvu jomu. Autore skatījusi AL grozījumus, sākot ar 2014. gadu un ietverot jaunākos grozījumus, kas stājās spēkā 2019. gada 1. novembrī.

Tā autore Ilga Robežniece, skatot 2014. gada likuma grozījumus, secina, ka no minētā regulējuma un Finanšu ministrijas skaidrojuma izriet, ka uzņēmumam, pārvēršot papīra grāmatvedības dokumentus elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā veidā, nav jāievēro AL prasības, bet jāpilda Elektronisko jomu regulējošo normatīvo aktu un speciālo normatīvo aktu prasības. Savukārt apkopojot un analizējot izdarītos grozījumus 2016. gadā, nākas secināt, ka atsevišķi grozījumi likumā, piemēram, arhīva speciālistu sertifikācijas prasības izslēgšana, nav sasniegusi savu mērķi.

Tāpat arī arhīvu eksperte norāda, ka MK bija uzdots izdot AL 5.¹ pantā minētos MK noteikumus līdz 2017. gada 1. septembrim. Tikai 13.11.2018. tika pieņemti MK noteikumi Nr. 690, kas stājās spēkā 16.11.2018. Aprakstītie piemēri liecina par to, ka pastāv nopietnas problēmas institūcijās dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Jāsecina, ka, neskatoties uz uzraudzību un metodisko palīdzību likumā noteiktajos ietvaros, dokumentu izstrādāšana un noformēšana, kā arī saglabāšana to aktīvās dzīves cikla periodā joprojām satur virkni risku. Riski dokumentu pārvaldībā savukārt būtiski iespaido arhīvu pārvaldību.

Arhīva un dokumentu pārvaldības risku analīzē autore izmanto Arhīvu inspekcijas, Arhīvu padomes un Valsts kontroles revīzijas ziņojumus. Ilga Robežniece uzskata, ka dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumi daudzos gadījumos vēl joprojām nav raduši vienotu risinājumu. Savu uzskatu autore pamato ar publiski pieejamās informācijas analīzi un atbilstošiem citātiem. Plašāki skaidrojumi pieejami rokasgrāmatā.

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

5. Arhīvs

• 5.1. Arhīvu likuma grozījumi un MK noteikumi

  • 5.1.1. 2014.gada likuma grozījumi

  • 5.1.2. 2016.gada likuma grozījumi

• 5.2. Arhīvu jomas normatīvā regulējuma esošās situācijas raksturojums

  • 5.2.1. 2017.gada likuma grozījumi

  • 5.2.2. 2019.gada likuma grozījumi

• 5.3. Riski dokumentu un arhīvu pārvaldībā

  • 5.3.1. Arhīvu inspekcijas informācija par dokumentu un arhīvu pārvaldību

  • 5.3.2. Arhīvu padomes informācija par dokumentu un arhīvu pārvaldību

  • 5.3.3. Valsts kontroles revīzijas ziņojums par elektroniskajiem dokumentiem LNA

  • 5.3.4. Secinājumi

• 5.4. Dokumentu un arhīvu pārvaldības normatīvā regulējuma aktualitātes

  • 5.4.1. Dokumentu pārvaldība

  • 5.4.2. Lietu nomenklatūra

  • 5.4.3. Institūcijas arhīva pārvaldība

  • 5.4.4. Dokumentu aprakstīšana

  • 5.4.5. Dokumentu iznīcināšanas kārtība

  • 5.4.6. Institūcijas arhīvs un dokumentu uzskaite arhīvā

  • 5.4.7. Dokumentu nodošana pastāvīgā valsts glabāšanā. Dokumentu sagatavošana nodošanai valsts glabāšanā