Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās - kādas izmaiņas jāņem vērā
Autore Ieva Kalve vērš uzmanību, ka 2017. gada 9. novembrī Arhīvu likumā tika izdarīti grozījumi saistībā ar personas darba gaitu apliecinošajiem dokumentiem, kas attiecas arī uz privātām organizācijām.
I. Kalve norāda, ka reglamentējums arhivēšanas procesiem privātās organizācijās ir būtiski mainījies 2 reizes:
- vispirms 2011.gada 1.janvārī, kad Arhīvu likums (turpmāk – AL) stājās spēkā. Ja iepriekšējais reglamentējums (likums «Par arhīviem», bija spēkā no 1991. līdz 2011.gadam) attiecās uz visām organizācijām (arī privātām), tad AL privātās organizācijas "palaiž brīvībā", nereglamentējot, ko un kā tās dara ar ikdienā visbiežāk lietotajiem – pārvaldes dokumentiem. Šāda brīvība ir ērta gadījumos, ja organizācijā kāds zina, ko un kā darīt, bet sagādā problēmas, ja iepriekšējas pieredzes un zināšanu nav;
- pēc tam – 2017.gada novembrī, kad AL tika izdarīti arī privātām organizācijām saistoši grozījumi saistībā ar personas darba gaitu apliecinošajiem dokumentiem un spēkā stājās 13.11.2018. MKN Nr.690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem".
Būtiski ņemt vērā, ka 6.pantā ir nosaukti konkrēti glabāšanas termiņi, kuri ērtāka pārskata labad atainoti tabulā:
| 75 gadi | Personas darba gaitu apliecinošie dokumenti: |
|
dokumenti par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu (rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu), tiem pielīdzināti dokumenti un to reģistri |
|
| darbinieku saraksti ar ieņemamā amata norādi, ja tādi tiek sagatavoti | |
| amata un darbu apraksti | |
| uzņēmuma līgumi, uzņēmuma līgumu grozījumi un to reģistri | |
| atzinumi par darbinieka nespēju veikt pienākumus veselības stāvokļa dēļ | |
| līdz 1996.gada 31.decembrim izdotie rīkojuma dokumenti par bērna kopšanas atvaļinājumiem un to reģistri | |
| nepieprasītās darba grāmatiņas un to reģistri | |
| Valsts civildienesta dokumenti: | |
| dokumenti par valsts civildienesta attiecību nodibināšanu, grozīšanu vai izbeigšanu | |
| dienesta gaitu apliecinoši dokumenti | |
| dokumenti par militārā dienesta gaitu | |
| dokumenti par dienestu Iekšlietu ministrijas iestādēs | |
| dokumenti par dienestu Ieslodzījuma vietu pārvaldē | |
| dokumenti par dienestu drošības iestādēs | |
| dokumenti par dienestu Valsts ieņēmumu dienestā | |
| Izglītojamo personu dokumenti: | |
| dokumenti par personas vispārējās pamatizglītības un vispārējās vidējās izglītības gaitu: | |
| - izsniegto izglītības dokumentu reģistrācijas grāmata | |
| - izglītojamo personu mācību sasniegumu kopsavilkuma žurnāls | |
| dokumenti par personas profesionālās izglītības gaitu: | |
| - personas lieta, ja tajā ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi | |
| - izglītojamo personu reģistrācijas un uzskaites grāmata | |
| - profesionālās izglītības dokumentu izsniegšanas reģistrācijas žurnāls | |
| - grupas sekmju izraksts (izņemot profesionālās ievirzes izglītības programmas) | |
| - dokumenti par studējošā izglītības gaitu, tai skaitā studējošā personas lietas | |
| Darba attiecību dokumentus, kuri nepieciešami, lai pierādītu tiesības uz izdienas pensiju, glabā 75 gadus neatkarīgi no to radīšanas laika | |
| Uzmanību! Ja kādā no šiem dokumentiem ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi, tos glabā pastāvīgi | |
| Pastāvīgi | darba koplīgumi, dokumenti par to grozījumiem un izbeigšanu |
| darbinieku kopsapulces (konferences) protokoli | |
| kolektīva tiesību vai kolektīva interešu strīda izšķiršanas dokumenti | |
| valsts pārvaldes institūcijās noslēgtie autora līgumi, autora līgumu grozījumi un to reģistri, ja tajos ir noteikta autora mantisko attiecību pāriešana | |
| valsts pārvaldes institūciju pārskata dokumenti par ārvalstu komandējumiem, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi | |
| valsts tiešās pārvaldes iestāžu vadītāju amatu konkursu dokumenti, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi | |
| dokumenti par diplomātiskā un konsulārā dienesta gaitu | |
Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata
5.8. Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās
5.8.1. Papīra un/vai elektroniskie dokumenti – arhivēšanas aspekts
5.8.2. Ārējais reglamentējums
5.8.2.1. Arhīvu likums un saskaņā ar to izdotie reglamentējošie dokumenti
5.8.2.2. Likums «Par grāmatvedību» un MK 21.10.2003. noteikumi Nr.584 «Kases operāciju uzskaites noteikumi»
5.8.2.3. Darba likums
