Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

Cena (ieskaitot PVN): 45.88 €

Kā noformēt dokumentus atbilstoši normatīvajām prasībām?

Organizāciju darbiniekiem ikdienā nākas strādāt ar dažādu veidu dokumentiem. Pareizi izstrādāti un sakārtoti dokumenti ir pamats kvalitatīvam darbam un pārliecībai, ka organizācija darbojas legāli, ievērojot likumu prasības, kā arī pozitīvi ietekmē audita un pārbaudes gaitu.

Veidot un uzturēt tiesību aktiem atbilstošu dokumentu pārvaldības vidi palīdzēs «Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmata».

Izmantojot «Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatu»:

  • uzzināsiet, kā noformēt dokumentus atbilstoši normatīvai un darbības videi;
  • saņemsiet paraugus gan reglamentētiem, gan pašiem izstrādājamiem dokumentiem;
  • uzzināsiet, kā neveidot liekus dokumentus un kuri dokumenti jāizstrādā obligāti;
  • uzzināsiet, kā, ievērojot pārbaudes institūciju prasības, pareizi arhivēt dokumentus;
  • nodrošināsieties pret tiesu darbiem, tā paaugstinot savas organizācijas reputāciju;
  • nodrošināsieties pret riskiem, kas saistīti ar dokumentu noformēšanas nepilnībām;
  • darbinieki precīzi zinās savus pienākumus, kvalitatīvi tos pildīs, un organizācija ietaupīs laiku darbinieku mācībām.

«Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmata» aplūko šādus aspektus darbam ar dokumentiem: noformēšana, pārvaldība, uzskaite, saglabāšana, izmantošana, identifikācija, vērtības ekspertīze, esības pārbaude, atlase iznīcināšanai, nodošana valsts glabāšanā, personāla dokumentu pārvaldība un biroja vides vadība.

Kalves konsultācijas

Kalves konsultacijas

​​​​​​

Ieva Kalve
Ieva
Kalve

Dr.oec., Rīgas Stradiņa universitātes docente, vairāku lietvedībai un dokumentu noformēšanai veltītu grāmatu autore: «Jaunās paaudzes lietvedība», «Dokumentu datorizēta sagatavošana», kas tapusi kopā ar Jāni Augucēviču. Ar dokumentu noformēšanu un organizācijas darba dokumentēšanu saistīta kopš 1988. gada. No 1993. gada lasa lekcijas un vada seminārus, kā arī konsultē par dokumentu pārvaldības un dokumentu noformēšanas jautājumiem dažādās auditorijās – no studentiem līdz nozares profesionāļiem un organizāciju vadītājiem, pielāgojoties auditorijas vajadzībām un priekšzināšanu līmenim.

Karina_Plata
Karīna
Platā

Juriste, maģistre personāla vadībā, informatīvo materiālu «Par darba līgumiem», «Par darba un atpūtas laiku», «Par vienlīdzīgu attieksmi» un metodiskā materiāla «Darba koplīguma loma darba tiesiskajās attiecībās» autore, strādājusi Valsts darba inspekcijā par direktora padomnieci, dažādu nozaru uzņēmumos par personāla direktori, vada seminārus par Darba likuma piemērošanas jautājumiem un personāla dokumentu pārvaldību, sniedz pakalpojumus darba tiesisko attiecību un personāla dokumentu pārvaldības jomā.

Ilga Robežniece
Ilga
Robežniece
Do­ku­men­tu un ar­hī­vu pār­val­dī­bas eks­per­te

Sociālo zinātņu maģistra grāds sabiedrības vadībā Latvijas Universitātes Ekonomikas un vadības fakultātē. Dokumentu un arhīvu pārvaldības eksperte – vairāk nekā 20 gadu pieredze dokumentu pārvaldībā un 14 gadu pieredze arhīva pārvaldībā Latvijas Nacionālajā arhīvā, konsultē valsts, pašvaldību un privātās institūcijas par jautājumiem, kas saistīti ar dokumentu un arhīvu pārvaldību, iekšējiem normatīvajiem aktiem, amata un darba aprakstiem, sēžu protokolu izstrādi, dokumentu aizsardzību un pieejamību, dokumentu pārvaldības darba auditu u.c.

21.06.2019

PRIMITĪVIE, NORMĀLIE un IDEĀLIE dokumenti: kā turpināt rīkoties šajā starplaikā, kamēr top dokumentu noformēšanas vadlīnijas?

Dokumentu pārvaldības "ģimenīte" – PRIMITĪVIE, NORMĀLIE un IDEĀLIE dokumenti

Pārskatot dokumentu noformēšanu reglamentējošos dokumentus, redzams, ka varam runāt par triju līmeņu prasībām:

  • pirmā jeb visvienkāršākā līmeņa prasības dokumentam rodamas Iesniegumu likumā, kura 3.pantā norādīts: Iesniegumā norādāmas ziņas par tā iesniedzēju (fiziskajai personai – vārds un uzvārds, kā arī adrese un, ja nepieciešams, citas ziņas, kas palīdz sazināties ar iesniedzēju; juridiskajai personai – nosaukums un juridiskā adrese) – tātad praktiski ikviens rakstītpratējs spēs noformēt dokumentu atbilstīgi šīm prasībām. Sauksim šo par primitīvu dokumentu – Iesniegumu likums nosaka, ka šādi dokumenti ir jāpieņem visām organizācijām, kas īsteno valsts pārvaldes uzdevumus, taču "normālos" gadījumos prasību dokumenta noformēšanai ir vairāk. Par tām – nākamajos līmeņos;
  • par normāliem sauksim dokumentus, kurus noformējot ievērotas Dokumentu juridiskā spēka likuma (DJSL) prasības. Šis likums attiecas uz visiem dokumentiem, ja vien kādi speciālie normatīvie akti nenosaka citādi. Iepriekšējā punktā minētais Iesniegumu likums ir piemērs šai citādībai – nosaka vienkāršākas prasības. Var būt arī situācijas, kad kāds speciālais normatīvais akts nosaka stingrākas/detalizētākas prasības, bet vispārējos gadījumos ikvienā dokumentā nepieciešamie juridiskā spēka rekvizīti ir definēti DJSL 4.pantā:

(1) Lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:

  1. dokumenta autoru nosaukums;
  2. dokumenta datums;
  3. paraksts.

(2) Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus šā panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:

  1. dokumenta izdošanas vietas nosaukums;
  2. zīmoga nospiedums;
  3. dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;
  4. dokumenta reģistrācijas numurs.

(3) Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

(4) Ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas.

Tātad – ikvienā normālā dokumentā ir jābūt trim obligātajiem rekvizītiem, kas minēti (1) punktā, bet speciālos gadījumos klāt vēl nāk adresāts (sarakstei) vai kāds no tiesību aktos noteiktajos gadījumos lietojamajiem četriem, kas uzskaitīti (2) punktā.

Vienlaikus jāuzsver, ka DJSL netiek runāts par to, kur lapā šie rekvizīti jānovieto – katrs var rīkoties pēc saviem ieskatiem, un dokumenta saņēmējam tas var nozīmēt nelielu izmeklēšanu, noskaidrojot, vai nepieciešamais rekvizīts tiešām nekur dokumentā nav "noslēpies". Šādas prasības neesamība ir arī saprotama, ja atceramies, ka šie ir patiešām VISOS dokumentos obligātie rekvizīti – arī, piemēram, rēķinos, līgumos...

Īpatnējs statuss ir DINK 558 (MK 04.09.2018. noteikumu Nr.558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība"), kas nedaudz skaidro un precizē DJSL prasības, tādēļ izmantojama kopā ar DJSL, taču nesniedz detalizētu informāciju par dažādo rekvizītu noformēšanu, malām, atkāpēm un zonām, kā tas bija DINK 916 ("Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", kas bija spēkā no 2010.gada līdz 2018.gada septembrim).

Ir gaidāms, ka līdz 2019.gada 1.septembrim Tieslietu ministrija izstrādās vadlīnijas dokumentu noformēšanai.

Kā rīkoties šajā starplaikā? Var turpināt ievērot iepriekšējo kārtību (piemēram, DINK 916, kas gan vairs nav spēkā), vai veidot savus – konkrētajā organizācijā ievērojamus nosacījumus? Šajā "Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmatā" tiek piedāvāta "labā dokumentēšanas prakse" (DLP) – iepriekšējā pieredzē un reglamentējumā balstīti ieteikumi, kas palīdzēs dokumentu noformēšanā, un šādi noformētie dokumenti turpmāk tiek saukti par ideālajiem dokumentiem.

Kas no šī secināms? Ka no citām organizācijām IR jāpieņem dokumenti, ja vien tajos kaut kur izdodas atrast juridiskā spēka rekvizītus. Savukārt pašiem ieteicams dokumentus veidot tā, lai jūsu dokumentu saņēmējiem "izmeklēšana" nebūtu nepieciešama, jo rekvizīti izvietoti vietās, kas ir jau gadiem ierastas (DLP), tādējādi paātrinot un atvieglojot darbu ar dokumentiem. Mans priekšlikums ir izveidot divus terminus, ko turpmāk lietosim, runājot par dokumentiem:

  • par NORMĀLU sauksim dokumentu, kurā visi juridisko spēku nodrošinošie rekvizīti ir, taču izvietoti, kā nu dokumenta autoram gadījies vai gribējies. Ar juridisko spēku viss kārtībā, vien strādāt ar šādu dokumentu nav visai ērti;
  • par IDEĀLU sauksim pārvaldes dokumentu, kurš noformēts, ievērojot DLP – gan par izvietojumu, gan pārējās; dokuments pilnvērtīgi un nešaubīgi izmantojams par pierādījumu, kā arī glīti un pārskatāmi noformēts.

Protams, "Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmatā" paraugi būs vienīgi ideāliem dokumentiem, taču jāatceras, ka nav pamata atteikumam pieņemt citā organizācijā tapušu vai privātpersonas noformētu NORMĀLO dokumentu.

 


Dokumentu un biroja pārvaldības rgr.

Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata


 

12.06.2019

Izmaiņas dokumentu noformēšanā

Jaunā "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" (Ministru kabineta 2018.gada 4.septembra noteikumi Nr.558) ir spēkā no 2018. gada 7. septembra.

"Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku. No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml.," tā šī brīža situāciju skaidro autore Ieva Kalve.

Autore norāda, ka līdz 2018. gada septembrim daudzi dokumentu noformēšanas tehniskie aspekti bija reglamentēti iepriekšējā kārtībā (DINK 916), taču tagad tie vairs nav spēkā. Jāņem vērā, ka DINK 558 par šīm lietām nav ne vārda, un patlaban vēl nav arī Tieslietu ministrijas solīto vadlīniju (uzdotais termiņš to izstrādei: 2019. gada 1. septembris). Turklāt – vadlīnijām būs IETEIKUMA raksturs, tās nebūs obligātas. Proti, tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku. Līdz ar to ikviens var rīkoties gan sev ērtākajā veidā (ja vien zina, kāds tas ir).

Vienlaikus autore vērš uzmanību, ka apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā rokasgrāmatā ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP. Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.

Atbilstoši jaunajai DINK 558 aktualizētas šādas rokasgrāmatas nodaļas:

 

Dokumentu rokasgrāmata

 

 

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

 

 

 



27.02.2019

Gaidāmas apjomīgas izmaiņas "Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatā"

Vēršam uzmanību, ka šobrīd tiek turpināts aktualizēt "Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatu", ņemot vērā jaunāko normatīvo aktu. Plānots, ka nākamajos papildinājumos tiks atjaunota visa 2. nodaļa "Dokumentu noformēšana". Ja, lietojot rokasgrāmatu, rodas jautājumi, lūdzam sazināties info@dbhub.lv.

Autore Ieva Kalve skaidro: kopš 2010. gada 1. jūlija spēkā ir Dokumentu juridiskā spēka likums. Astoņpadsmit gadus bija spēkā tam pakārtotie Latvijas Republikas Ministru kabineta 2010. gada 28. septembra noteikumi Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", taču 2018.gada 4.septembrī tos aizstāja noteikumi Nr.558 ar tādu pašu nosaukumu, kas stājās spēkā 2018. gada 7. septembrī.

Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku. No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml. Tiek gaidīts, ka līdz 2019. gada 1. septembrim Tieslietu ministrija sagatavos jaunu dokumentu – vadlīnijas, kurām būs ieteikuma raksturs. Tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku.

Apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā rokasgrāmatā ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP. Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.

27.02.2019

Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās - kādas izmaiņas jāņem vērā

Autore Ieva Kalve vērš uzmanību, ka 2017. gada 9. novembrī Arhīvu likumā tika izdarīti grozījumi saistībā ar personas darba gaitu apliecinošajiem dokumentiem, kas attiecas arī uz privātām organizācijām. 

I. Kalve norāda, ka reglamentējums arhivēšanas procesiem privātās organizācijās ir būtiski mainījies 2 reizes:

  • vispirms 2011.gada 1.janvārī, kad Arhīvu likums (turpmāk – AL) stājās spēkā. Ja iepriekšējais reglamentējums (likums «Par arhīviem», bija spēkā no 1991. līdz 2011.gadam) attiecās uz visām organizācijām (arī privātām), tad AL privātās organizācijas "palaiž brīvībā", nereglamentējot, ko un kā tās dara ar ikdienā visbiežāk lietotajiem – pārvaldes dokumentiem. Šāda brīvība ir ērta gadījumos, ja organizācijā kāds zina, ko un kā darīt, bet sagādā problēmas, ja iepriekšējas pieredzes un zināšanu nav;
  • pēc tam – 2017.gada novembrī, kad AL tika izdarīti arī privātām organizācijām saistoši grozījumi saistībā ar personas darba gaitu apliecinošajiem dokumentiem un spēkā stājās 13.11.2018. MKN Nr.690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem".

Būtiski ņemt vērā, ka 6.pantā ir nosaukti konkrēti glabāšanas termiņi, kuri ērtāka pārskata labad atainoti tabulā:

75 gadi Personas darba gaitu apliecinošie dokumenti:

dokumenti par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu (rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu), tiem pielīdzināti dokumenti un to reģistri

darbinieku saraksti ar ieņemamā amata norādi, ja tādi tiek sagatavoti
amata un darbu apraksti
uzņēmuma līgumi, uzņēmuma līgumu grozījumi un to reģistri
atzinumi par darbinieka nespēju veikt pienākumus veselības stāvokļa dēļ
līdz 1996.gada 31.decembrim izdotie rīkojuma dokumenti par bērna kopšanas atvaļinājumiem un to reģistri
nepieprasītās darba grāmatiņas un to reģistri
Valsts civildienesta dokumenti:
dokumenti par valsts civildienesta attiecību nodibināšanu, grozīšanu vai izbeigšanu
dienesta gaitu apliecinoši dokumenti
dokumenti par militārā dienesta gaitu
dokumenti par dienestu Iekšlietu ministrijas iestādēs
dokumenti par dienestu Ieslodzījuma vietu pārvaldē
dokumenti par dienestu drošības iestādēs
dokumenti par dienestu Valsts ieņēmumu dienestā
Izglītojamo personu dokumenti:
dokumenti par personas vispārējās pamatizglītības un vispārējās vidējās izglītības gaitu:
- izsniegto izglītības dokumentu reģistrācijas grāmata
- izglītojamo personu mācību sasniegumu kopsavilkuma žurnāls
dokumenti par personas profesionālās izglītības gaitu:
- personas lieta, ja tajā ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi
- izglītojamo personu reģistrācijas un uzskaites grāmata
- profesionālās izglītības dokumentu izsniegšanas reģistrācijas žurnāls
- grupas sekmju izraksts (izņemot profesionālās ievirzes izglītības programmas)
- dokumenti par studējošā izglītības gaitu, tai skaitā studējošā personas lietas
Darba attiecību dokumentus, kuri nepieciešami, lai pierādītu tiesības uz izdienas pensiju, glabā 75 gadus neatkarīgi no to radīšanas laika
Uzmanību! Ja kādā no šiem dokumentiem ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi, tos glabā pastāvīgi
Pastāvīgi darba koplīgumi, dokumenti par to grozījumiem un izbeigšanu
darbinieku kopsapulces (konferences) protokoli
kolektīva tiesību vai kolektīva interešu strīda izšķiršanas dokumenti
valsts pārvaldes institūcijās noslēgtie autora līgumi, autora līgumu grozījumi un to reģistri, ja tajos ir noteikta autora mantisko attiecību pāriešana
valsts pārvaldes institūciju pārskata dokumenti par ārvalstu komandējumiem, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi
valsts tiešās pārvaldes iestāžu vadītāju amatu konkursu dokumenti, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi
dokumenti par diplomātiskā un konsulārā dienesta gaitu

 

 

Dokumentu rokasgrāmata

 

 

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

 

 

 



14.11.2018

Jaunā dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība

Kopš 2010.gada 1.jūlija spēkā ir Dokumentu juridiskā spēka likums. Astoņpadsmit gadus bija spēkā tam pakārtotie Latvijas Republikas Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumi Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", taču 2018.gada 4.septembrī tos aizstāja noteikumi Nr.558 ar tādu pašu nosaukumu, kas stājās spēkā 2018.gada 7.septembrī.

Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku.

No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml.

Tiek gaidīts, ka līdz 2019.gada 1.septembrim Tieslietu ministrija sagatavos jaunu dokumentu – vadlīnijas, kurām būs ieteikuma raksturs. Tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku.

Apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā "Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatā" ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP.

Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.

Piemēram, šajā aspektā skatot papīra un aplokšņu formātus, vēršu uzmanību:

Latvijā spēkā esošajos normatīvajos dokumentos dotās norādes par papīra un aplokšņu lietošanu ir visai skopas.

Līdz 2018.gada septembrim pamatdokuments, kurā bija rodamas norādes par papīra izvēli un dokumentu noformēšanu, bija DINK 916, taču tagad tā vairs nav spēkā, savukārt vadlīniju, kurās varbūt par šiem aspektiem tiks runāts, vēl nav. Specifiska papildinformācija rodama Pasta noteikumos un ar šo jomu saistītajos starptautiskajos ISO standartos.

Ir ierasts, ka dokumentu noformēšanai izmantojam A3, A4 un A5 formāta papīruBet – ko gan šīs burtu un ciparu kombinācijas nozīmē?

Nekas jauns un Latvijai specifisks nav izdomāts – šie ir starptautiskie papīra formātu (izmēru) apzīmējumi, ko pazīst un lieto vairumā pasaules valstu. Ir pieņemts dokumentu noformēšanai izmantojamos papīrus apzīmēt ar burtiem A un B, aploksnes ar C un E.

Papīra un aplokšņu formāti.

d1

Viena lieta ir skaidra – normāls cilvēks kaut ko tādu bez lielas vajadzības no galvas iemācīties nevar (un parasti – nevajag arī). Taču orientēšanos izmēros var atvieglot izpratne par to, kā šie ķēpīgi neapaļie cipari radušies un kāpēc tie ir tieši tādi.

Būtība ir vienkārša: visa pamatā ir papīra lapa, kuras laukums ir viens kvadrātmetrs, bet tas nav vis kvadrāts, kura malas ir vienu metru garas, bet gan acij tīkamais slaidais formāts, kura augstums ir lielāks par platumu vai, precīzi izsakoties, malu garuma attiecība ir 1:√2. Šo visu dokumentu "ciltstēvu" apzīmē ar A0, un tā malu garumi ir attiecīgi 841 un 1189 milimetri.

Protams, uz tāda lieluma loksnes ikdienā lietojamus dokumentus nenoformē. Ir kaut prozaisks iemesls – nav mums birojos tāda izmēra printera... Ko darīt? Ņemam šķēres un griežam. Turklāt ne pa sloksnītei, bet gan droši uz pusēm. Iegūstam uz pusi mazāku papīra loksni un saucam to par A1 – vienu reizi pārgriezts «ciltstēvs». Vēl par lielu? Turpinām griešanu uz pusēm vēl un vēl, līdz nonākam pie mums pazīstamajiem A3, A4 un A5, kas, kā to tagad zinām, rāda, cik reižu, samazinot uz pusi, ir griezts A0.

Papīra formātu veidošana no A0.

d3

Pavisam iespējams griezt 12 reižu, iegūstot papīra gabaliņu, kas ir 1.3 x 1.8 centimetrus "liels". Protams, uz tik maza papīra dokumentus nenoformē. Līdzīgā veidā tiek iegūti arī pārējie formāti – gan B (kas ir par A mazliet lielāks papīrs), gan abi aplokšņu formāti – C un E.

Un kā papīra lapa jānovieto? Esam pieraduši pie vertikālā novietojuma, taču tas nav vienīgais iespējamais variants. Kuru novietojumu izvēlēties?

Lielajam jeb A3 formātam ir  ieteicams horizontālais novietojums, jo tad lapu varēs bez īpašām problēmām ievietot parastajā mapē, jānoloka vien labā mala.

Ikdienā visbiežāk lietotajam A4 formātam ieteicamāks ir vertikālais novietojums, jo arī vairums mapju ir vertikālas, taču, ja ir lielas tabulas, attēli vai shēmas, nebūs nepareizi, ja izvēlēsieties horizontālo novietojumu, jo šādi objekti būs pārskatāmāki.

Uz A5 formāta papīra noformētus dokumentus esam ieraduši redzēt horizontālā novietojumā, vertikālais būs īpaši ērts gadījumos, ja dokuments tiek rakstīts ar roku (jo garas taisnas rindiņas uzrakstīt nav viegli), kā arī tad, ja nepieciešami uzskaitījumi vai tabulas, kur būtisks ir lielāks rindu skaits, bet to platums nav liels.

Lapas novietojums, noformējot dokumentus.

d4d5

 

Dokumentu rokasgrāmata

 

 

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

 

 

 



18.09.2018

Elektroniskie dokumenti un paraksti – revolūcija dokumentu izstrādē un pārvaldībā

Gadsimtiem ilgi vārds "dokuments" tika uzskatīts par sinonīmu vārdam "papīrs", taču laiki mainās un, protams, uz labo pusi. Mēs dzīvojam pārejas laikā, kad ikdienas dzīvē aizvien vairāk ienāk ar informācijas tehnoloģijām saistīti jaunumi un uzlabojumi. Par datoriem un viedtelefoniem neviens vairs nebrīnās, taču pieņemt elektroniskos dokumentus un parakstus nesokas viegli.

Kāpēc tā? Normatīvais regulējums ir kārtībā, datori un internets ir pieejams visās organizācijās. Kur ir problēma? Mūsu galvās! Jā, ieradumiem ir liels spēks, dokumenti papīra formā ir tik ierasti. Tiesa gan, tas netraucē vienlaikus žēloties par to, ka papīra vajag ārkārtīgi daudz un tas ir dārgs, printeru tinte vai toneris arī un tad vēl tās papīru grēdas arhīvā... – vai esat kaut ko tādu domājuši, dzirdējuši vai paši sacījuši?

Cik procentu dokumentu jūsu organizācijā ir elektroniskā formā (netiek izdrukāti)? Atbildei vajadzētu būt: tuvu 100% parastās organizācijās un nedaudz mazāk tajās, kurās papīra dokumenti tomēr vēl ienāk ar Almas tanti un Pēteronkuli – ierindas privātpersonas apkalpojošajās. Bet organizācijām savā starpā apmainīties ar papīra dokumentiem nav nekāda pamata un nav arī izdevīgi. Tad kāpēc to turpinām? Negribas padomāt? Baidāmies strādāt citādi? Papīra dokumenti šķiet drošāki?

Pēdējo gadu laikā gan elektroniskie dokumenti, gan elektroniskā pārvalde jeb e-pārvalde ir kļuvusi par diezgan bieži minētu jēdzienu Latvijas sabiedrībā, presē un valdības diskusijās. Tomēr ļoti iespējams, ka liela daļa vēl īsti neizprot ne to būtību, ne arī to, kāpēc tie ir nepieciešami un kas tiks iegūts ieviešanas rezultātā. Tieši tādēļ ir vērts ieskatīties elektronisko iespēju pasaulē un ieraudzīt tās pievilcību.

«Revolūcija» patiesi ir īstais vārds, ja domājam par informācijas tehnoloģijām un e-iespējām, kas šobrīd tiek piedāvātas dokumentēšanas jomā. Šo rindu autore labi atceras vecos laikus, jo savu profesionālo karjeru sāka vēl mehānisko rakstāmmašīnu laikā. Pēc tam nāca elektriskās un uz brīdi parādījās arī elektroniskās rakstāmmašīnas – katra no šo ierīču paaudzēm fiziski atviegloja papīra apdrukāšanu, taču nenesa līdzi īpaši būtiskas vai par revolucionārām saucamas pārmaiņas. Arī dators organizācijās sākotnēji bija tikai vēl ērtāka rakstāmmašīna: uzrakstīto varēja pārskatīt displejā un kļūdiņas izlabot pirms izdrukāšanas – jauki. Sekretāres nevar nemīlēt datorus par šo iespēju vien. Taču ir bēdīgi, ja dators joprojām tiek izmantots tikai kā ļoti ērta rakstāmmašīna.

Sākot aizvien vairāk izmantot datorus, daudziem pirmais mulsums radās, saprotot, ka dokumentus tajos var ne tikai izveidot un izdrukāt, bet arī saglabāt. Gluži loģisks bija jautājums: paga, paga, ja jau izveidoto dokumentu var saglabāt elektroniski, kā tad ar papīru? Vai vajag glabāt arī to? Īpaši aktīvi šo jautājumu uzdeva un joprojām uzdod tie, kuriem veidojas milzu papīra kaudzes un īsti nav vietas to glabāšanai. Vēl arī tie, kuri ražo daudz dažādu papīra dokumentu, kuriem ir īss glabāšanas termiņš: tikko saražojām, bet nu jau jātaisa iznīcināšanas akts un jātiek no tiem vaļā. Vai tiešām vajag? Kur nu vēl ekonomists, kurš prot par papīru, tinti vai toneri, mapēm, plauktiem un arhīva aprīkojumu izdoto naudu saskaitīt...

Kad parādījās internets un līdz ar to arī iespēja ar dokumentiem strādāt un apmainīties elektroniski (e-pastā vai koplietojot), kas deva gan būtisku laika, gan naudas ietaupījumu (lai piedod Latvijas Pasts), kārdinājums doties elektronizācijas virzienā daudziem kļuva vēl lielāks.

Jā, papīra dokuments kā pašrocīgā paraksta glabātājs/nesējs bija nozīmīgs LĪDZ BRĪDIM, kad parādījās DROŠAS dokumentu elektroniskās parakstīšanas iespēja. Nu patiešām komplekts bija gatavs – dokumentus elektroniski varēja gan izstrādāt un saglabāt, gan parakstīt un nosūtīt. Jāsāk tikai lietot, atsakoties no papīra formas, jo elektroniskie dokumenti un paraksti dod daudz ieguvumu ikvienam to izmantotājam. Daļa organizāciju to jau veiksmīgi dara, citām vajadzīgs iedrošinājums un papildu skaidrojums, kam arī kalpo rokasgrāmata.

 

Dokumentu rokasgrāmata

 

 

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

 

 



05.09.2018

Vai darba sludinājumam ir saistība ar amata aprakstu?

Darba likuma (turpmāk – likums) 10.nodaļā noteiktas vispārīgas prasības darba sludinājuma sagatavošanai. Likuma 32.panta pirmajā daļā noteikts, ka darba sludinājums nedrīkst attiekties tikai uz vīriešiem vai tikai uz sievietēm, izņemot gadījumu, kad piederība pie noteikta dzimuma ir attiecīgā darba veikšanas pamatots priekšnoteikums. Likuma 32.panta otrajā daļā darba sludinājumā aizliegts norādīt vecumu, izņemot gadījumu, kad personas noteiktā vecumā nedrīkst pildīt konkrēto darbu.

Saskaņā ar 04.03.2010., 21.06.2012. un 23.10.2014. grozījumiem (izdarīti ar likumu, kas stājās spēkā 01.01.2015. (21)) sludinājumā aizliegts norādīt konkrētas svešvalodas prasmi, izņemot gadījumu, kad tā pamatoti nepieciešama darba pienākumu veikšanai.

Likuma 32.panta trešajā daļā ietverta prasība sludinājumā norādīt darba devēja – fiziskās personas – vārdu un uzvārdu vai juridiskās personas nosaukumu un reģistrācijas numuru, vai tā personāla atlases uzņēmuma nosaukumu un reģistrācijas numuru, kurš darba devēja uzdevumā novērtē pretendentu piemērotību un veic personāla atlasi.

Darba sludinājumam ir vistiešākā saistība ar amata aprakstu – no darba sludinājuma amata pretendentam ir jāsaprot, kāds ir veicamo pienākumu satvars, par ko atbild pienākumu veicējs utt. No tā visa izriet nepieciešamā kompetence. Pārlieku augstu prasību izvirzīšana pieļauj nākotnes risku darba tiesiskajās attiecībās, ka darbinieks un arī darba devējs būs neapmierināti.

Darbiniekam nebūs iespēja pielietot savas augsta līmeņa prasmes un zināšanas, nebūs iespēja sevi realizēt un agri vai vēlu darbinieks meklēs citas darba iespējas. Savukārt darba devējs būs neapmierināts, ka darbinieks veicamos pienākumus pilda negribīgi, bez iniciatīvas.

Apkopojot un analizējot darba sludinājumus, ir saprotams, ka darba devējam samērā bieži trūkst profesionālas izpratnes par darbiniekam veicamajiem pienākumiem konkrētos amatos, kā arī kompetences prasībām. It sevišķi tas attiecināms uz darbiem, kur nepieciešamas specifiskas zināšanas un prasmes.

Daudzos gadījumos tas ir iemesls biežai darbinieku maiņai. Paaugstinātu prasību izvirzīšana darba sludinājumos apgrūtina atrast piemērotu darbinieku, kā arī maldina gan darba devēju, gan darbinieku par to, kāds ir amats un ar kādu mērķi tas izveidots. Atsevišķos gadījumos sludinājumos norādītās prasības realitātē būtiski atšķiras no tā, kādi pienākumi būs jāveic ikdienas darbā.


Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata


 

21.06.2018

Personvārdi dokumentos un lietišķajos tekstos

Paralēli globalizācijas, vārda un personiskās brīvības plusiem, šie procesi mums – dokumentu izstrādātājiem – ik pa brīdim rada arī problēmas, jo rodas jautājumi gan par to, kā dokumentos un lietišķajos tekstos pareizi atveidot citzemju izcelsmes personvārdus, gan arī praktiskas problēmas: kā rakstāmi dubultuzvārdi un dažādi cieņu vai aristokrātisku izcelsmi atainojoši «piedēkļi», kā rīkoties ar latgaliskas izcelsmes personvārdiem?

Atbildi uz šo un citiem līdzīgiem ikdienā sastopamiem jautājumiem pamazām noskaidrosim, ielūkojoties divos normatīvajos aktos: Valsts valodas likumā un Ministru kabineta 02.03.2004. noteikumos Nr.114 «Noteikumi par personvārdu rakstību un lietošanu latviešu valodā, kā arī to identifikāciju».

Abi šie normatīvie akti ir apjomīgi un satur ļoti detalizētu informāciju, jo primāri rakstīti profesionālajiem lietotājiem – pašvaldību dzimtsarakstu nodaļām, izdarot ierakstu civilstāvokļa aktu reģistrā; Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei, iekļaujot vai aktualizējot ziņas par personu Iedzīvotāju reģistrā un Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām ārvalstīs, izdarot ierakstu civilstāvokļa aktu reģistrā vai uz agrāko ierakstu pamata izdodot atkārtotas civilstāvokļa akta reģistrācijas apliecības.

Šajā materiālā informācija atlasīta un kārtota tā, lai sniegtu ikvienam potenciāli noderīgu informāciju par to, kādi ir personvārdu veidošanas un lietošanas principi, kā arī noderētu tiem, kuriem nepieciešams operatīvi un maksimāli pareizi atveidot citvalodu personvārdus izmantošanai dokumentos un lietišķajos tekstos, ja nav pieejami oficiālie latviskojumi un/vai personu apliecinoši dokumenti latviešu valodā.

Ērtākam pārskatam materiāls iedalīts šādi:

  • reglamentējums, kas ir un kas nav spēkā (uz 10.05.2018.);
  • termini un kopējie principi;
  • atveide un pielīdzināšana, atšķirīgas personvārda versijas;
  • lokālā un citvalodu specifika: latgaliešu un citu valodu personvārdi;
  • personvārdu rakstība un identifikācija dokumentos, ietverot gan specifiskos personvārdus (divi vārdi, dubultuzvārdi u.tml.), gan personvārdu locīšanas īpašos gadījumus.

Kad un kā tiek veikta pielīdzināšana? Kā rīkoties, ja personai civilstāvokļa aktu reģistrā ierakstīts tās tautībai neraksturīgs vārds? Kā rīkoties, ja vārds vai uzvārds sagādā neērtības vai pat kaunu? Kā rīkoties, ja laika gaitā dažādos dokumentos personvārds rakstīts atšķirīgi? Bet kā rīkoties nestandarta gadījumos – kad ir ne tikai viens vārds un viens uzvārds, bet vēl kaut kas vairāk? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem atrodamas tālāk tekstā.

 

Dokumentu rokasgrāmata

 

 

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

 

 



15.03.2018

Darba tiesisko attiecību uzturēšanas un izbeigšanas process: disciplinārsods, rīkojums, darbinieka uzteikums

Rokasgrāmatas autore maģistre tiesību zinātnēs un personāla vadībā Karīna Platā sniedz ieteikumus darba tiesisko attiecību jomā par šādām situācijām:

  • Atsevišķos gadījumos rīkojumu nepieciešamību nosaka normatīvie akti. Kādas norādes uz rīkojumu ir ietvertas Darba likumā? Vai visos gadījumos būtu nepieciešams darbinieka paraksts kā apliecinājums, ka darbiniekam rīkojums ir zināms?
    Rīkojums par darbinieka nosūtīšanu uz profesionālo apmācību vai kvalifikācijas paaugstināšanu.  Kā noformē rīkojumu, ja profesionālā apmācība vai kvalifikācijas paaugstināšana ir par maksu? Kādās situācijās rīkojumā iekļaujams punkts par darbinieka pienākumu iepazīstināt kolēģus ar profesionālajās apmācībās vai kvalifikācijas paaugstināšanā gūtajām atziņām? Kad darbiniekam jāsniedz atskaite par apmācībām? Kāda informācija iekļaujama rīkojuma pamatā? (7.4.4. "Rīkojumi")
  • Kas jāņem vērā darba devējam, noformējot lēmumu par darbinieka disciplinārsoda piemērošanu? Vai pieņemtais lēmums var būt saistīts ar piezīmes vai rājiena izteikšanu? Kādu informāciju iekļaut, ja darba devējs lēmumu par disciplinārsoda piemērošanu ir noformējis kā rezolūciju? Kas jānorāda rīkojuma saturā, ja lēmums noformēts kā atsevišķs dokuments? Kāds ir rīkojuma par disciplinārsodu pamats? (7.4.6. "Personāla dokumentu pārvaldība disciplinārsodu piemērošanā")
  • Vai darba tiesiskās attiecības tiek izbeigtas, ja darba devējs nepiekrīt darbinieka uzteikumam? Ko liecina tiesu prakse par darba devēja iespēju apstrīdēt darbinieka uzteikumu? (7.5.1. "Darbinieka uzteikums")
28.12.2017

Atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem par amatu aprakstu izstrādi

  • Kā rīkoties privātajā sektorā? Vai iespējams, ka pavisam nelielā kolektīvā nav amata apraksta? Vai to var atrunāt darba līgumā? Kāda saistība pašnodarbinātai personai ar amata aprakstu? Vai tas kaut kā jāuzrāda dokumentācijā?
  • Kā veikt grozījumus amata aprakstā?
  • Kādas ir darba analīzes metodes amata aprakstu izstrādē?
  • Kādas metodes izmantot, ja nepieciešams veikt grozījumus amata aprakstā?
  • Kādas ir tipiskākās kļūdas, kopš stājušies spēkā jaunie grozījumi? Varbūt tuvākajā nākotnē plānoti vēl kādi grozījumi amata aprakstā?
  • Vai darba sludinājumam ir saistība ar amata aprakstu? Proti, realitāte liecina, ka bieži vien sludinājumos ir tik augstas prasības, ka šķiet – viena cilvēka vietā vajadzētu vismaz trīs. Vai kāda norma to regulē?
  • Vai jaunais amata apraksta paraugs regulē arī burtu fontu, lielumu (izmēru) utt.? Kas to nosaka vai nenosaka? Kā rīkoties? Kādi vēl ieteikumi būtiski, tehniski sagatavojot amata aprakstu?
  • Amata apraksta pielikumi. Kā tos noformēt un kā atspoguļot? Vai ir kādi praktiski ieteikumi?

Atbildes uz šiem jautājumiem sniedz Ilga Robežniece, dokumentu un arhīvu pārvaldības eksperte.