Iekšējā komunikācija ir veiksmīgu pārmaiņu atslēga

Starptautiskie pētījumi un pieredze rāda, ka ļoti daudzi uzņēmumi, ieviešot pārmaiņas, saskaras ar grūtībām, galvenokārt saistītām ar darbinieku neizpratni, nevēlēšanos pieņemt pārmaiņas un pat apzinātu pretošanos. Tas uzņēmumiem maksā gan laiku, gan naudu. Taču novērojumi arī rāda, ka vadītāji nereti pieļauj kļūdas pārmaiņu komunikācijā, kas arī noved pie neveiksmīga atrisinājuma – laba pārmaiņu ideja kļūst par mokām, izraisa konfliktus un tai ir zema produktivitāte.

Piedāvāju nelielu ieskatu četros priekšnoteikumos, kas nosaka veiksmīgu pārmaiņu komunikācijas vadību.

Komunikācija izriet no pārmaiņu nolūka

Pārmaiņas sākas ar nolūku kaut ko mainīt. Uzņēmumu īpašnieki vai organizāciju vadītāji kaut kādu iemeslu dēļ pieņem lēmumu, ka ir jāmaina darbības pieeja, piemēram, jāuzlabo produktivitāte, jāsakārto procesi, jāmaina struktūra, birojs vai kultūra, jāsamazina darbinieku skaits, jāattīsta jauns darbības virziens, jāapvienojas ar citu uzņēmumu u.tml. Visas šīs situācijas ir saistītas ar pārmaiņām, tikai katra savā veidā atšķiras ar pārmaiņu vadības un komunikācijas pieeju. Tāpēc šis ir pirmais un svarīgākais punkts – saprast, kas ir mūsu pārmaiņas? Ko tieši gatavojamies mainīt? Šķiet ļoti elementārs jautājums, taču, kad vadītāji sāk iedziļināties savā pārmaiņu nolūkā, var atklāties dažādas nozīmīgas nianses, kas maina komunikācijas pieeju ar darbiniekiem un ļauj ieraudzīt riskus pārmaiņu vadības procesā.

Plānošana nav laika tērēšana

Jā, mēs dzīvojam ļoti dinamiskā laikā, kad nav daudz iespēju sēdēt un prātot. Uzvarētāji konkurences cīņā ir tie, kuri spēj pieņemt labāko lēmumu īsākā laikā, taču šis ir arī risks iekrist lamatās. Ja veltām laiku kopējās sapratnes veidošanai vadības komandā, kas ir mūsu pārmaiņu virzošie un kavējošie faktori, kā arī skaidri saprotam, ka pārmaiņu vadībā ir nevis divi režīmi – "identificēt pārmaiņas" un "ieviest pārmaiņas" –, bet vēl vismaz divi posmi pirms un viens pēc ieviešanas, tad izdarām mājas darbu, kas palīdzēs virzīt pārmaiņas mērķtiecīgi un jēgpilni. Parasti vadītāji pārāk maz laika velta svarīgiem pārmaiņu jautājumiem, kuru vidū ir, piemēram, uzņēmuma kultūras izvērtēšana, lai noteiktu gatavību pārmaiņām.

Jēgpilna iekšējā komunikācija

Lai cik labi mēs būtu izplānojuši pārmaiņu ieviešanu, tās iespējams iedzīvināt vienīgi caur iekšējās komunikācijas procesu. Turklāt nevis tādu, kura centrā ir vadības uzstādījums uzstādījums uzņēmuma/organizācijas sabiedrisko attiecību speciālistiem: "Mums jānokomunicē šis darbiniekiem!", bet skaidra izpratne par to, kas cilvēkiem ir jādzird, jāredz un jāpiedzīvo, lai pārmaiņas varētu pieņemt. Tieši tāpēc pārmaiņu plānošanas posmā nozīmīga loma ir komunikācijas profesionālim un viņa spējai pārmaiņu nolūku sasaistīt ar komunikāciju, padarot to par vadības procesu. To iespējams panākt, analizējot pārmaiņu mērķi caur darbinieku skatu punktu, tādējādi veidojot visefektīvākos vēstījumus un komunikācijas pieejas.

Pārmaiņu pieņemšanai ir vajadzīgs laiks

Domāju, ka katrs vadītājs gribētu piedzīvot situāciju, ka, līdz ko viņš sāk komunicēt pārmaiņas, darbinieki sajūsmā aplaudē un ir gatavi iesaistīties. Jā, būs tāda darbinieku kategorija, kas jau sen ir gaidījusi pārmaiņas un uzstāsies kā neformālie to vēstnieki, taču kolektīvā būs arī piesardzīgie un negatīvi noskaņotie. Starp citu, pārmaiņu plānošanas posmā noder segmentēt šīs darbinieku grupas, lai saprastu, kuri būs pārmaiņu virzītāji, bet kuri – kavētāji. Taču, neatkarīgi no segmentiem, būtu vērts atcerēties  – lai darbinieki varētu pilnībā pieņemt pārmaiņas, viņiem ir jāiziet cauri sešiem domāšanas līmeņiem, kur pirmais ir "Man tikko kaut ko pateica par pārmaiņām" un pēdējais līmenis "Esmu gatavs ar prieku to darīt". Pa vidu ir vēl četri posmi, kuri ir atkarīgi no prasmīgas vadītāju komunikācijas. Līdz ar to labā prakse rāda, ka, atkarībā no pārmaiņu apjoma, uzņēmumos to ieviešana prasa laiku līdz vienam gadam. Tas prasa gan vadītāju, gan darbinieku pacietību un fokusu, taču grūtības pārvarēt ir daudz vieglāk, ja vadības un komunikācijas uzstādījumi ir skaidri un sakārtoti un neliek nevienam atgriezties pie jautājuma: "Kāpēc mēs vispār šo sākām?".

Vairāk par pārmaiņu komunikāciju Ieva Zaumane stāstīs DB HUB rīkotajā seminārā Kā komunicēt pārmaiņas tā, lai darbinieki tās pieņemtu?
Lai pieteiktos, klikšķini šeit.